Aby przestać przegapiać terminy wypowiedzenia umów z dostawcami, zbuduj jeden rejestr odnowień na podstawie podpisanych umów: data końcowa, klauzula automatycznego przedłużenia, okres wypowiedzenia, sposób złożenia wypowiedzenia i wskazany właściciel każdej umowy. AI może przenieść zaległe podpisane umowy do tego rejestru i zacytować klauzulę; człowiek sprawdza każdą datę, a przypomnienia trafiają do właściciela z dużym wyprzedzeniem przed terminem wypowiedzenia.
#Najważniejsze wnioski
- Odnowienia są przegapiane, bo liczy się termin wypowiedzenia, a nie data końcowa, a ten termin kryje się w klauzuli, której nikt ponownie nie czyta.
- Rozwiązaniem jest rejestr zbudowany na podstawie podpisanych dokumentów, z jednym wskazanym właścicielem dla każdej umowy.
- AI przydaje się przy zaległościach: czyta stare umowy po arabsku i angielsku i cytuje klauzulę stojącą za każdą datą.
- Decyzja o odnowieniu, renegocjacji lub wyjściu z umowy pozostaje u człowieka, podobnie jak wysłanie wypowiedzenia.
- Przy kilkudziesięciu umowach wystarczy wspólny arkusz z dwoma właścicielami i przypomnieniami w kalendarzu.
#Dlaczego odnowienia umów z dostawcami mijają termin wypowiedzenia?
Umowy leżą na wspólnym dysku, w SharePoint, w czyjejś skrzynce i w szafie na dokumenty. Rejestrem jest arkusz Excel, który zbudowała jedna kierowniczka kategorii i tylko ona go aktualizuje. Zawiera daty końcowe, ale klauzula automatycznego przedłużenia mówi, że wypowiedzenie musi dotrzeć do dostawcy w określonym czasie przed końcem umowy, listem poleconym na wskazany adres. Data końcowa wygląda bezpiecznie, a termin wypowiedzenia już minął.
Potem właściciel zmienia stanowisko, arkusz się dezaktualizuje, a pierwszym sygnałem problemu jest faktura za kolejny okres. To nie jest rzadkość. W badaniu ContractWorks wśród prawników wewnętrznych, opisanym przez Bdaily, maj 2021, 56% pracowało w firmie, która przegapiła automatyczne przedłużenie, a 46% przegapiło je w poprzednim roku.
To samo badanie, opisane przez Legal Futures, 2021, wykazało, że 71% respondentów uważało, iż ich firma nie poświęca wystarczającej uwagi zarządzaniu umowami po ich podpisaniu.
#Co powinien zawierać rejestr odnowień?
- Dostawcę, tytuł umowy i odnośnik do podpisanej wersji, a nie do projektu.
- Datę rozpoczęcia, datę końcową i informację, czy umowa przedłuża się automatycznie.
- Okres wypowiedzenia i datę, do której wypowiedzenie musi zostać doręczone, wyliczoną na podstawie klauzuli.
- Sposób złożenia wypowiedzenia: list polecony, e-mail na wskazany adres, portal.
- Klauzule o rozwiązaniu bez podania przyczyny, eskalacji lub indeksacji oraz minimalne wolumeny.
- Właściciela umowy i jego zastępcę, z imienia i nazwiska.
- Odwołanie do klauzuli przy każdej dacie, aby każdy mógł ją sprawdzić.
Rejestr jest tak dobry jak jego przypomnienia. Wyślij właścicielowi pakiet do przeglądu z dużym wyprzedzeniem przed terminem wypowiedzenia: do czego zobowiązuje cię umowa, otwarte kwestie z dostawcą, jakość dostaw i czy potrzeba nadal istnieje. Decyzja zapada wtedy, gdy właściciel ma fakty przed sobą, a nie pod presją terminu.
#Co może zrobić AI, a co pozostaje u człowieka?
AI czyta. W przypadku zaległych podpisanych umów, często zeskanowanych, częściowo po arabsku, częściowo dwujęzycznych, wyodrębnia daty, klauzulę przedłużenia i warunki wypowiedzenia do rejestru i cytuje klauzulę, na której się oparło. Gdy umowa jest niejednoznaczna, na przykład okres wypowiedzenia liczony jest od rocznicy, a nie od daty końcowej, oznacza umowę zamiast zgadywać.
Człowiek sprawdza każdą wyodrębnioną datę z zacytowaną klauzulą, zanim trafi do rejestru. Decyzja o odnowieniu, renegocjacji lub wyjściu pozostaje u właściciela, podobnie jak wysłanie wypowiedzenia. AI może przygotować szkic pisma z wypowiedzeniem w języku umowy, a człowiek je podpisuje i wysyła. Każde wyodrębnienie, poprawka i decyzja trafia do dziennika.
#Kiedy wystarczy arkusz kalkulacyjny lub narzędzie CLM?
Jeśli masz kilkadziesiąt umów z dostawcami, wystarczy wspólny arkusz z powyższymi polami, dwoma wskazanymi właścicielami i przypomnieniami w kalendarzu ustawionymi na termin wypowiedzenia, a nie na datę końcową. Dyscyplina jest ważniejsza niż narzędzie. Przeglądaj go na każdym spotkaniu na koniec kwartału z wyznaczonym uczestnikiem.
Jeśli już korzystasz z narzędzia do zarządzania cyklem życia umów, takiego jak moduł umów w SAP Ariba, Coupa lub Icertis, luką są zwykle zaległości: stare umowy, które nigdy nie zostały poprawnie wprowadzone. To jednorazowe zadanie czytania i sprawdzania i właśnie tam pomoc AI opłaca się najbardziej.
#Jak prowadzi to Stennir?
Stennir zwykle trafia na ten problem w ramach szerszego przeglądu. Doradztwo AI prowadzi audyt możliwości AI, który porządkuje pięć przebiegów pracy, każdy z kosztem i uzasadnieniem zwrotu, i rekomenduje jedną budowę. Gdy wybór pada na śledzenie odnowień, wdrożenia AI budują wyodrębnianie danych w twoim rejestrze lub CLM, na twoich kontach, z człowiekiem zatwierdzającym każdą datę i przypomnieniami trafiającymi do wskazanych właścicieli.
Umowy po arabsku i angielsku są w pełni obsługiwane, inne języki na życzenie. Po uruchomieniu zarządzane operacje AI sprawdzają jakość wyodrębniania na nowych umowach, ze wskazanym właścicielem po stronie Stennir. To samo podejście do cytowania klauzul i ścieżki audytu pokazujemy w przykładzie przeglądu umów.
We are
Stennir buduje rejestr i czytanie twoich podpisanych umów, z człowiekiem sprawdzającym każdą datę i odpowiadającym za każdą decyzję o odnowieniu.
We aren't
Stennir nie jest kancelarią prawną, nie udziela porad prawnych i nie wysyła wypowiedzeń ani nie odnawia umów w twoim imieniu.
#Co powinien zrobić szef zakupów w następnej kolejności?
Weź dziesięć największych umów z dostawcami i sprawdź dla każdej, czy znasz termin wypowiedzenia i kto za umowę odpowiada. Jeśli nie potrafisz szybko odpowiedzieć, zacznij rejestr. Zobacz AI dla operacji, gdzie opisujemy powiązane przebiegi pracy, a potem wypełnij bezpłatną ocenę gotowości albo umów 30-minutową rozmowę.
#Najczęstsze pytania
Czego potrzebujecie od nas, aby zbudować rejestr?
Dostępu do podpisanych umów tam, gdzie są dziś przechowywane, listy osób odpowiedzialnych za relacje z dostawcami i jednej osoby, która zatwierdza wyodrębnione daty. Potrzebujemy też waszych zasad dotyczących wypowiedzeń: kto może je wysłać, w jaki sposób i kto je podpisuje. Budowa działa na waszych kontach i w waszym repozytorium dokumentów.
Czy to przeczyta stare zeskanowane umowy po arabsku?
Tak. Stennir buduje wyodrębnianie danych dla umów arabskich, angielskich i dwujęzycznych, w tym kopii zeskanowanych. Gdy skan jest słabej jakości lub klauzula jest niejednoznaczna, umowa zostaje oznaczona dla człowieka zamiast zgadywania. Inne języki są obsługiwane na życzenie i testowane na waszych dokumentach przed użyciem.
Co może pójść nie tak?
Źle odczytana data, aneks w formie listu zmieniający okres obowiązywania albo zmiana umowy przechowywana gdzie indziej. Dlatego każda data cytuje swoją klauzulę, człowiek ją zatwierdza, a aneksy są powiązane z oryginałem. Rejestr wypisuje też umowy bez właściciela, co często jest prawdziwym ryzykiem.
Gdzie pozostają nasze umowy?
Tam, gdzie wymagają tego wasze zasady. Hosting jest uzgadniany na piśmie przed budową: w waszej chmurze, w waszym kraju lub w waszym istniejącym systemie dokumentów. Umowy, rejestr i dzienniki zostają na waszych kontach, wyłącznik pozostaje u was, a wy decydujecie, co może zachować dostawca modelu.
