Workshop de estratégia de IA para a gestão: o que deve produzir?

Um workshop de estratégia de IA para uma equipa de gestão deve terminar com quatro coisas escritas: uma lista curta de fluxos de trabalho que vale a pena mudar, um responsável nomeado para cada um, as questões de dados e de alojamento em aberto e uma decisão tomada na sala. Se terminar com um diapositivo de tendências e uma lista de ideias, foi uma apresentação, não uma sessão de trabalho.

#Pontos principais

• Um workshop de IA para a gestão vale a pena quando termina em decisões com nomes associados, não numa lista de ideias.
• Na sala devem estar as pessoas responsáveis por orçamentos e processos: o COO, as finanças, os diretores dos departamentos mais sobrecarregados e quem é responsável pela informática e pelos dados.
• O trabalho preparatório importa mais do que a agenda: cada gestor traz as tarefas que mais horas consomem na sua equipa e as ferramentas em que essas tarefas assentam.
• Os resultados são uma lista curta e ordenada de fluxos de trabalho, um responsável por cada um, as questões de dados e de alojamento em aberto e uma primeira decisão.
• Um workshop basta por si só quando o primeiro fluxo de trabalho é óbvio e alguém internamente o consegue executar; caso contrário, é o iníCIO de uma auditoria.

#Quem deve estar na sala num workshop executivo de IA?

Quem decide e quem sabe onde o trabalho acontece. Numa empresa de operações de média dimensão, isso significa normalmente o COO ou o diretor de operações, o responsável financeiro, dois ou três diretores de departamento com as maiores cargas de trabalho manual e quem é responsável pela informática, pelos dados e pela segurança. Deixe os fornecedores de fora.

#Que trabalho preparatório devem os gestores fazer antes do workshop?

Peça a cada gestor que responda antecipadamente, por escrito, às mesmas perguntas, para que a sala parta de factos e não de opiniões.

• Que três tarefas da sua equipa consomem mais horas, e com que frequência se repetem?
• Em que sistemas assentam: SAP, Odoo, Microsoft 365, Excel, Salesforce, HubSpot, Zendesk, WhatsApp?
• Onde fica o trabalho à espera de que alguém aprove, verifique ou volte a introduzir algo?
• Que ferramentas de IA a sua equipa já usa, aprovadas ou não?
• O que nunca deve um sistema de IA enviar ou decidir sem verificação de uma pessoa?

O Work Trend Index da Microsoft e do LinkedIn, maio de 2024 concluiu que 75% dos trabalhadores do conhecimento usam IA no trabalho e que 78% desses utilizadores levam as suas próprias ferramentas. A sua equipa de gestão não parte do zero. Parte de uma utilização sem gestão.

#Como é uma agenda de exemplo?

Uma agenda de trabalho tem cinco blocos e nenhuma palestra.

1. Os factos: um resumo de uma página do trabalho preparatório, agrupado por departamento.
2. O filtro: pontuar cada fluxo de trabalho por volume, grau em que segue regras, custo de um erro, acessibilidade dos dados e quem aprovaria o resultado.
3. A lista curta: reduzir a três a cinco fluxos de trabalho, com o nome do responsável por cada processo ao lado.
4. As questões em aberto: onde estão os dados, que regras de alojamento se aplicam e quem valida o resultado da IA.
5. A decisão: acordar um próximo passo com um responsável, como uma auditoria do fluxo de trabalho prioritário ou um teste de uma ferramenta que já tem.

#O que deve o workshop produzir por escrito?

Quatro resultados escritos. Uma lista curta e ordenada de fluxos de trabalho, com a razão pela qual cada um foi selecionado. Um responsável nomeado por fluxo de trabalho. Uma lista de questões de dados e de alojamento em aberto, como saber se os dados pessoais podem sair do país ou se um ERP antigo tem uma API utilizável. E uma decisão que a equipa de gestão tomou, e não adiou.

Os critérios para escolher o primeiro fluxo de trabalho estão em como escolher o primeiro processo a automatizar com IA. Se a administração quiser depois um plano completo, o que contém um bom roteiro de IA para uma média empresa descreve o documento seguinte.

#Quando basta um workshop por si só?

Quando o primeiro fluxo de trabalho é óbvio, os dados estão acessíveis e alguém dentro da empresa consegue configurar uma ferramenta existente ou fazer a primeira construção. Muitas equipas saem com um passo que não exige consultor: ativar uma funcionalidade que já têm, escrever uma política de utilização ou formar um departamento.

É preciso mais quando os gestores discordam da ordem, quando ninguém sabe dizer quanto custa hoje um fluxo de trabalho ou quando as regras de alojamento não são claras. A Gartner previa que 30% dos projetos de IA generativa fossem abandonados APós a prova de conceito, com um valor de negóCIO pouco claro entre as causas (Gartner, julho de 2024).

#Como conduz a Stennir um workshop executivo?

Na Stennir, o workshop executivo faz parte da consultoria de IA. Está normalmente integrado na auditoria de oportunidades de IA: primeiro entrevistamos as pessoas que fazem o trabalho e depois levamos os fluxos de trabalho ordenados à equipa de gestão, para pôr a ordem à prova e acordar um responsável para cada um.

A auditoria devolve cinco fluxos de trabalho ordenados, cada um com um caso de custo e de retorno, e uma construção recomendada com o seu âmbito e a região de alojamento. O relatório é seu, construa ou não com a Stennir. Se avançAR, as mesmas pessoas levam o primeiro fluxo de trabalho para a implementação de IA.

#O que deve fazer a seguir um COO?

Envie as perguntas preparatórias acima à equipa de gestão e leia as respostas. Para uma leitura rápida de onde está, faça a avaliação de prontidão gratuita. Veja IA para operações para fluxos de trabalho típicos, ou marque uma chamada de 30 minutos para falar sobre um workshop.

#Perguntas frequentes