Sim, como leitor de alerta precoce, com a equipa de contratos a decidir. A IA pode ler ordens de obra, atas de reunião, respostas a pedidos de esclarecimento (RFI) e cartas do cliente, assinalar eventos que podem ser uma alteração ou um atraso, acompanhar o prazo de notificação previsto no contrato e redigir a notificação e o registo de suporte. O gestor de contratos decide se notifica, e nada é enviado sem a sua assinatura.
#Pontos principais
- A maioria das alterações perdidas começa como uma instrução que ninguém reconheceu como alteração, e não como um argumento fraco.
- A IA pode vigiar os documentos onde as alterações se escondem: ordens de obra, atas, respostas a RFI, emails e revisões de desenhos.
- Cada alerta deve ligar ao documento de origem e à cláusula contratual que fixa o requisito de notificação.
- A decisão de notificar e a valorização comercial ficam com o gestor de contratos e o medidor-orçamentista.
- Vale a pena montar um registo de notificações limpo e um hábito de revisão semanal antes de qualquer IA.
#Porque é que os empreiteiros falham notificações de alterações e reclamações?
As alterações raramente chegam identificadas como tal. A resposta de um engenheiro a um RFI acrescenta um pormenor, um desenho revisto muda o traçado de uma infraestrutura, um representante do cliente pede algo numa reunião de coordenação, uma aprovação tardia atrasa uma especialidade.
Cada um destes casos pode ser uma alteração ou um evento de atraso. A equipa de obra está ocupada a construir e a equipa de contratos só sabe mais tarde. O NIST AI Risk Management Framework, janeiro de 2023 defende o mesmo para qualquer resultado de IA: uma pessoa nomeada continua responsável pela decisão, por isso a IA assinala e uma pessoa da equipa de contratos decide.
Os prazos contam na maioria dos modelos de contrato. No FIDIC Red Book de 2017, a notificação de reclamação tem de ser feita dentro de um prazo fixo a contar do momento em que a parte teve, ou deveria ter tido, conhecimento do evento, como explica a ICC, março de 2020.
#O que pode a IA vigiar nos documentos do projeto?
- Ordens e respostas a RFI que acrescentam, retiram ou alteram âmbito face aos desenhos e ao caderno de encargos contratuais.
- Revisões de desenhos cujas alterações afetam trabalho já executado, adquirido ou planeado.
- Atas de reunião e emails que registam um pedido, um atraso de aprovação ou restrições de acesso.
- Relatórios diários que mencionam paragens, perturbações ou trabalho fora de sequência.
- Prazos: o período de notificação previsto nas condições particulares, contado a partir da data do documento de origem.
Para cada alerta, a IA redige um registo curto: o que aconteceu, que documentos o mostram, que cláusula se pode aplicar e quando seria devida a notificação. O gestor de contratos confirma-o ou descarta-o.
#O que deve decidir sempre uma pessoa?
Se um evento é sequer uma alteração, se se notifica, a redação de tudo o que é enviado ao cliente ou ao engenheiro, e a valorização. Essas decisões envolvem um juízo comercial e de relacionamento que um modelo não tem. A função da IA é garantir que a questão chega à pessoa certa enquanto ainda há tempo para agir.
É a mesma abordagem de uma revisão de contratos com registo de auditoria completo: a IA lê e assinala, uma pessoa nomeada decide e cada passo fica registado.
#Quando bastam um registo e uma lista de verificação?
Num único projeto, com um gestor de contratos experiente presente em todas as reuniões, um registo de notificações em Excel, uma revisão semanal de ordens e atas e um modelo-padrão de notificação podem cobrir a maior parte do risco. Um assistente de IA genérico pode ajudar a resumir uma carta longa.
Deixa de bastar com vários projetos, quando o volume documental cresce, a correspondência é bilingue e a equipa de contratos não consegue ler tudo. Aí, um fluxo de trabalho que lê cada documento recebido e mantém o registo atualizado justifica-se pelas notificações que apanha.
#Qual é o papel da Stennir?
O trabalho de consultoria de IA da Stennir começa com o AI Opportunity Audit: mapeia por onde entram as alterações nos vossos projetos e classifica cinco fluxos de trabalho, cada um com um custo e um caso de retorno, incluindo se o acompanhamento de notificações é a melhor primeira construção. O relatório fica com a empresa, quer construa ou não com a Stennir.
Se avançAR, a implementação de IA constrói o fluxo de leitura e alerta sobre o sistema de gestão documental e o email, com o gestor de contratos a aprovar cada notificação. Paga pelo trabalho concluído. A formação em IA ensina as equipas de obra e comerciais a registar os eventos de forma a que possam ser encontrados.
We are
A Stennir constrói um fluxo que lê os documentos do projeto, assinala possíveis alterações e redige notificações para o gestor de contratos aprovar.
We aren't
A Stennir não é um consultor de reclamações nem uma sociedade de advogados, e a IA não decide direitos nem envia notificações.
#O que deve fazer a seguir um gestor de contratos?
Pegue num projeto concluído, liste as alterações e reclamações que apresentaram tarde ou nunca apresentaram, e identifique o documento que primeiro mostrou cada uma. Essa lista é o vosso conjunto de teste. Veja IA para operações, faça a avaliação de prontidão gratuita ou marque uma chamada de 30 minutos.
#Perguntas frequentes
De que precisam da nossa parte?
O contrato e as condições particulares de um projeto, o registo de notificações, uma amostra de ordens, atas e correspondência, e o gestor de contratos que aprovaria os alertas. A Stennir mapeia por onde entram as alterações nos vossos projetos e acorda que decisões ficam sempre com a equipa comercial.
Lê correspondência em árabe?
Sim. O árabe e o inglês são totalmente suportados, incluindo cartas e atas bilingues. Quando um contrato estabelece que o texto árabe prevalece, o alerta mostra a redação árabe ao lado de qualquer tradução, para que o gestor de contratos leia o original antes de decidir. Outras línguas estão disponíveis a pedido.
A IA dá aconselhamento jurídico sobre direitos?
Não. Assinala eventos, liga documentos de origem e redige documentação a partir dos vossos modelos. Os direitos, a estratégia de notificação e tudo o que exija juízo jurídico ficam com o gestor de contratos e os vossos advogados. O fluxo garante que eles veem o evento enquanto ainda há tempo para agir.
O que pode correr mal?
Um evento que escapa por estar numa nota manuscrita, um falso alerta que faz perder tempo a um revisor ou um prazo errado porque as condições particulares foram mal interpretadas. É por isso que os prazos são confirmados por uma pessoa, cada alerta liga à sua fonte e nada é enviado sem a assinatura do gestor de contratos.
