Escolha o processo que se repete com frequência, segue regras escritas, custa pouco quando dá errado, tem os dados à mão e um único responsável nomeado. Depois confirme que não é um trabalho que uma pessoa precisa manter. Se um candidato falhar em qualquer um desses seis testes, deixe-o para depois e escolha outro.
#Pontos principais
- Um bom primeiro processo se repete com frequência suficiente para que a economia apareça nos números.
- Regras escritas importam mais do que ferramentas sofisticadas, porque a ia só pode seguir o que a equipe consegue descrever.
- Comece onde um erro é barato de detectar e barato de corrigir.
- Um primeiro processo precisa de dados que você já tem e de uma pessoa que aprove o resultado.
- Anote o trabalho em que a ia não pode mexer antes de começAR, não depois do primeiro problema.
#Qual processo devemos automatizar primeiro com ia?
Comece com um processo, não com um programa. Pontue cada candidato por quantas vezes se repete, quanto varia, quanto custa um erro e se você tem os dados. Depois escolha o melhor. Este é o método de trabalho da Stennir, não uma referência publicada.
Procure trabalho repetido com frequência, custoso, sujeito a erros e documentável. Trabalho pontual não serve: se ele acontece duas vezes por ano, a economia é pequena demais para ser notada, por mais sofisticada que seja a ferramenta.
#Com que frequência o trabalho precisa se repetir?
Com frequência suficiente para que você veja a mudança. Uma tarefa que chega dezenas de vezes por dia dá um antes e um depois claros. Escolha a que tem volume.
O volume também dá uma linha de base. Conte quantos itens a equipe trata hoje, quantos precisam de retrabalho e quanto tempo uma pessoa gasta em cada um. Sem essa linha de base, ninguém consegue dizer depois se a automação ajudou. Anote os números antes de mudar qualquer coisa.
#O processo segue regras que podemos escrever?
Se duas pessoas experientes da sua equipe tratam o mesmo item de formas diferentes, o processo não está pronto. A variabilidade é a primeira coisa a pontuar, e o trabalho que você consegue documentar é a segunda.
Um teste rápido ajuda. Peça a uma pessoa que explique os passos a um novo colega em uma página. Se a página precisar da expressão "depende" em todo parágrafo, organize o processo primeiro. A Stennir faz essa organização dentro da consultoria de ia, antes de qualquer construção começAR.
#Quanto custa um erro, e quem o detecta?
Escolha um processo em que um resultado errado seja barato de encontrar e barato de corrigir. Redigir uma primeira resposta, classificar documentos recebidos ou preparar um resumo para revisão se encaixam. Liberar um pagamento ou responder a um órgão regulador, não. O custo do erro é um fator de pontuação por si só.
Nomeie a pessoa que aprova o que a ia produz. Uma pessoa, pelo nome, com autoridade para rejeitar. Uma etapa de revisão sem dono vira carimbo automático, e o primeiro resultado ruim chega a um cliente.
#Temos os dados, e a ia consegue lê-los?
Confira se os documentos, registros ou e-mails de que o processo precisa já existem e podem ser acessados. Os dados históricos também são um fator de pontuação. Para empresas nos emirados árabes unidos e na ARábia saudita, acrescente uma pergunta. Os documentos estão em árabe, em inglês ou nos dois? árabe e inglês têm suporte completo, outros idiomas sob consulta.
A hospedagem é uma segunda verificação. A hospedagem é flexível: onde suas regras exigirem, no país, na nuvem ou no sistema que couber. Resolva isso cedo com seu responsável de conformidade. O glossário explica os termos.
Para os emirados árabes unidos, a lei federal de proteção de dados, decreto-lei n.º 45 de 2021, está resumida no portal do governo dos eau; a ARábia saudita tem sua própria lei de proteção de dados pessoais, cuja aplicação seu responsável de conformidade deve confirmar. Este texto não faz nenhuma afirmação jurídica. Para o lado do risco ao pontuar um processo, o nist AI risk management framework, publicado em janeiro de 2023, é uma referência neutra.
#Qual trabalho devemos nos recusar a automatizar?
Toda lista de primeiro processo precisa de uma segunda lista. Anote em que a ia não pode mexer. Tudo o que exige julgamento sobre uma pessoa, como decisões de contratação, ação disciplinar ou exceções à política, fica com uma pessoa. Tudo o que movimenta dinheiro ou vai a um órgão regulador também fica com uma pessoa.
We are
A Stennir é uma parceira de consultoria de ia que ajuda você a escolher um processo, definir os limites e medir o resultado contra a sua própria linha de base.
We aren't
A Stennir não é uma fornecedora de ferramentas que pontua seus processos com uma fórmula fixa e depois vende a ferramenta que combina com a pontuação.
Para uma visão detalhada por equipe, veja ia para operações. Se o processo se mostrar uma boa escolha, a construção é a implementação de ia, em que você paga pelo trabalho concluído.
#O que um líder de operações deve fazer em seguida?
Liste de cinco a dez processos candidatos. Pontue cada um nos seis testes deste texto e fique com o melhor. Depois anote o responsável, a linha de base e o trabalho em que a ia não pode mexer. O serviço de consultoria de ia da Stennir ajuda exatamente nessa etapa, e a avaliação de prontidão é uma forma gratuita de começAR por conta própria. Quando quiser uma segunda opinião, agende uma conversa de 30 minutos.
#Perguntas frequentes
O que precisamos ter documentado antes de começAR?
Os passos do processo em linguagem simples, as regras para exceções, uma amostra de itens reais com o resultado correto e o volume atual com a contagem de retrabalho. Uma página basta. Se a equipe não consegue escrevê-la, o processo precisa ser organizado antes de qualquer ia ser acrescentada.
Qual trabalho deve ficar com uma pessoa?
Decisões sobre pessoas, como contratação ou disciplina, exceções à política, tudo o que movimenta dinheiro e tudo o que é enviado a um órgão regulador. A ia pode preparar um rascunho ou um resumo para esses casos. Uma pessoa nomeada lê, decide e assina. A linha é escrita antes de o trabalho começAR.
Quem aprova o que a ia produz?
Uma pessoa nomeada na equipe dona do processo, em geral o líder de operações ou um delegado. Ela tem autoridade para rejeitar o resultado e contexto para perceber um erro. Uma caixa de entrada compartilhada ou um comitê não é um responsável. Nomeie a pessoa e o substituto.
Funciona quando nossos documentos estão em árabe?
Sim. árabe e inglês têm suporte completo, outros idiomas sob consulta. Teste em uma amostra dos seus documentos reais, incluindo digitalizações e páginas em mais de um idioma, antes de se comprometer. A qualidade depende do tipo de documento, então meça-a contra as respostas corretas que sua equipe já tem.
O que pode dar errado em uma primeira automação, e como isso é detectado?
A ia pode ler um documento errado, aplicar uma regra ao caso errado ou deixar passar uma exceção. Isso é detectado por um revisor nomeado, por uma amostra de resultados conferida contra respostas conhecidas e por uma linha de base que você anotou antes do lançamento. Os problemas aparecem cedo nos números, enquanto o processo ainda é pequeno.
