Para deixar de falhar os prazos de denúncia de contratos com fornecedores, crie um registo de renovações a partir dos contratos assinados: data de termo, cláusula de renovação automática, prazo de denúncia, forma de comunicação e um responsável nomeado para cada um. A IA pode ler o arquivo de contratos assinados para esse registo e citar a cláusula; uma pessoa confere cada data, e os alertas chegam ao responsável com bastante antecedência em relação ao prazo de denúncia.
#Pontos principais
- As renovações falham porque a data que importa é a de denúncia, não a de termo, e essa está numa cláusula que ninguém volta a ler.
- A solução é um registo construído a partir dos documentos assinados, com um responsável nomeado por contrato.
- A IA é útil para o arquivo acumulado: ler contratos antigos em árabe e inglês e citar a cláusula por trás de cada data.
- Decidir renovar, renegociar ou sair fica com uma pessoa, tal como o envio da denúncia.
- Com umas dezenas de contratos, uma folha de cálculo partilhada com dois responsáveis e lembretes no calendário são suficientes.
#Porque passam as renovações com fornecedores do prazo de denúncia?
Os contratos estão numa unidade partilhada, no SharePoint, na caixa de correio de alguém e num arquivo físico. O registo é uma folha Excel que uma gestora de categoria criou e que só ela atualiza. Contém as datas de termo, mas a cláusula de renovação automática diz que a denúncia tem de chegar ao fornecedor com uma antecedência definida antes do termo, por carta registada para uma morada indicada. A data de termo parece confortável; o prazo de denúncia já passou.
Depois o responsável muda de funções, a folha deixa de ser atualizada, e o primeiro sinal do problema é uma fatura de um novo período. Não é raro. Num inquérito da ContractWorks a juristas internos, noticiado pelo Bdaily, maio de 2021, 56% trabalhavam numa empresa que tinha deixado passar uma renovação automática, e 46% tinham deixado passar uma no ano anterior.
O mesmo estudo, noticiado pela Legal Futures, 2021, concluiu que 71% diziam que a sua empresa não dava atenção suficiente à gestão dos contratos depois da assinatura.
#O que deve conter um registo de renovações?
- Fornecedor, título do contrato e a ligação para a cópia assinada, não para um rascunho.
- Data de iníCIO, data de termo e se o contrato se renova automaticamente.
- O prazo de denúncia e a data em que a denúncia tem de ser recebida, calculada a partir da cláusula.
- A forma de comunicação: correio registado, email para um endereço indicado, portal.
- Cláusulas de resolução por conveniência, de revisão ou de indexação de preços, e volumes mínimos.
- O responsável pelo contrato e um substituto, pelo nome.
- A referência da cláusula para cada data, para que qualquer pessoa a possa verificar.
O registo vale o que valem os seus alertas. Envie ao responsável, com bastante antecedência em relação ao prazo de denúncia, um dossiê de revisão: o que o contrato obriga a empresa a cumprir, questões em aberto com o fornecedor, desempenho nas entregas e se a necessidade ainda existe. A decisão é então tomada com os factos à frente do responsável, e não sob pressão do prazo.
#O que pode fazer a IA, e o que fica com uma pessoa?
A IA faz a leitura. Num arquivo de contratos assinados, muitas vezes digitalizados, alguns em árabe, outros bilingues, extrai para o registo as datas, a cláusula de renovação e as condições de denúncia, e cita a cláusula em que se baseou. Quando um contrato é ambíguo, por exemplo com o prazo de denúncia contado a partir de um aniversário e não da data de termo, assinala o contrato em vez de adivinhar.
Uma pessoa confere cada data extraída com a cláusula citada antes de esta entrar no registo. A decisão de renovar, renegociar ou sair fica com o responsável, tal como o envio da denúncia. A IA pode redigir a carta de denúncia na língua do contrato; uma pessoa assina-a e envia-a. Cada extração, correção e decisão fica registada.
#Quando bastam uma folha de cálculo ou a sua ferramenta de CLM?
Se tem umas dezenas de contratos com fornecedores, uma folha de cálculo partilhada com os campos acima, dois responsáveis nomeados e lembretes no calendário na data de denúncia, e não na de termo, é suficiente. A disciplina importa mais do que a ferramenta. Reveja-a em cada reunião de fecho de trimestre, com um participante nomeado.
Se já usa uma ferramenta de gestão do ciclo de vida de contratos, como o módulo de contratos do SAP Ariba, do Coupa ou do Icertis, a lacuna costuma ser o arquivo acumulado: contratos antigos que nunca foram bem introduzidos. É um trabalho pontual de leitura e verificação, e é aí que a ajuda da IA mais compensa.
#Como conduz a Stennir este trabalho?
A Stennir encontra normalmente este tema numa análise mais ampla. A consultoria em IA realiza o AI Opportunity Audit, que ordena cinco fluxos de trabalho, cada um com o seu custo e caso de retorno, e recomenda uma construção. Quando o acompanhamento de renovações é o escolhido, a implementação de IA constrói a extração no seu registo ou CLM, nas suas contas, com uma pessoa a aprovar cada data e alertas a chegar a responsáveis nomeados.
Os contratos em árabe e inglês são totalmente suportados, outras línguas mediante pedido. Após o arranque, as operações de IA geridas verificam a qualidade da extração em contratos novos, com um responsável nomeado do lado da Stennir. A mesma abordagem à citação de cláusulas e ao rasto de auditoria é apresentada no exemplo prático de revisão de contratos.
We are
A Stennir constrói o registo e a leitura dos seus contratos assinados, com uma pessoa a conferir cada data e a decidir cada renovação.
We aren't
A Stennir não é um escritório de advogados, não presta aconselhamento jurídico e não envia denúncias nem renova contratos em seu nome.
#O que deve fazer a seguir um diretor de compras?
Reúna os seus dez maiores contratos com fornecedores e verifique, para cada um, se sabe a data de denúncia e quem é o responsável. Se não conseguir responder depressa, comece o registo. Veja IA para operações para fluxos de trabalho relacionados, e depois faça a avaliação de prontidão gratuita ou agende uma conversa de 30 minutos.
#Perguntas frequentes
De que precisam da nossa parte para construir o registo?
Acesso aos contratos assinados onde hoje estão guardados, uma lista das pessoas responsáveis pelas relações com fornecedores e uma pessoa que aprove as datas extraídas. Precisamos também das suas regras de denúncia: quem a pode enviar, como e quem assina. A construção funciona nas suas contas e no seu repositório de documentos.
Consegue ler contratos antigos digitalizados em árabe?
Sim. A Stennir constrói a extração para contratos em árabe, inglês e bilingues, incluindo cópias digitalizadas. Quando uma digitalização é fraca ou uma cláusula é ambígua, o contrato é assinalado para uma pessoa em vez de ser adivinhado. Outras línguas são suportadas mediante pedido e testadas nos seus próprios documentos antes da utilização.
O que pode correr mal?
Uma data mal lida, uma carta complementar que altera a duração ou uma adenda guardada noutro sítio. É por isso que cada data cita a sua cláusula, uma pessoa a aprova e as adendas ficam ligadas ao original. O registo lista também os contratos sem responsável, que muitas vezes são o verdadeiro risco.
Onde ficam os nossos contratos?
Onde as suas regras o exigirem. O alojamento é acordado por escrito antes da construção, na sua nuvem, no seu país ou no seu sistema documental atual. Os contratos, o registo e os registos de atividade ficam nas suas contas, e a empresa mantém o botão de desligar e decide o que um fornecedor de modelos pode reter.
