管理层 AI 战略工作坊:应该产出什么?

面向管理团队的 AI 战略工作坊,结束时应该留下四样书面成果:一份值得改变的工作流程短名单、每个流程的指定负责人、待解决的数据和托管问题,以及一项当场做出的决定。如果它以一张趋势幻灯片和一串点子收场,那就只是一次情况介绍,而不是一场工作坊。

要点速览

• 当一场管理层 AI 工作坊最终形成写有人名的决定,而不是一串点子时,它才值得举办。
• 在场的人应该是掌握预算和流程的人:COO、财务负责人、最繁忙部门的负责人,以及负责 IT 和数据的人。
• 会前准备比议程更重要:每位管理者带来本团队最耗工时的任务,以及这些任务运行所依托的工具。
• 成果包括一份排好序的工作流程短名单、每个流程的负责人、待解决的数据和托管问题,以及第一项决定。
• 当第一个工作流程显而易见、且内部有人能负责运行时,单靠一场工作坊就够了;否则,它就是一次审计的开端。

#高管 AI 工作坊应该请哪些人参加?

决策者,以及清楚工作在哪里发生的人。在一家中型运营型公司,这通常意味着 COO 或运营负责人、财务负责人、两三位人工工作量最重的部门负责人,以及负责 IT、数据和安全的人。不要请供应商参加。

工作坊之前,管理者应该做哪些准备?

请每位管理者提前以书面形式回答同样的问题,让会议从事实而不是观点出发。

• 你的团队中哪三项任务最耗工时,多久重复一次?
• 它们运行在哪些系统上:SAP、Odoo、Microsoft 365、Excel、Salesforce、HubSpot、Zendesk、WhatsApp?
• 工作在哪些环节要等人审批、核查或重新录入?
• 你的团队已经在用哪些 AI 工具,无论是否经过批准?
• 哪些内容,AI 系统在没有人核查的情况下绝不能发出或决定?

微软与领英《工作趋势指数》(2024 年 5 月) 发现,75% 的知识型员工在工作中使用 AI,其中 78% 的用户自带工具。你的管理团队并不是从零开始,而是从一种无人管理的使用状态开始。

一份议程示例是什么样子?

一份务实的议程分为五个环节,没有主题演讲。

1. 事实:一页会前准备的汇总,按部门分组。
2. 筛选:根据业务量、规则化程度、出错的代价、数据能否获取以及由谁审批产出,为每个工作流程打分。
3. 短名单:缩减到三到五个工作流程,并在每个流程旁写明负责该流程的人。
4. 待解决问题:数据存放在哪里、适用哪些托管规则,以及由谁签发 AI 产出。
5. 决定:商定下一步并指定负责人,例如对排名第一的工作流程做一次审计,或者试用一个你已经拥有的工具。

工作坊应该留下哪些书面成果?

四样书面成果:一份排好序的工作流程短名单,写明每个流程入选的理由;每个工作流程的指定负责人;一份待解决的数据和托管问题清单,例如个人数据能否出境,或者一套老旧 ERP 是否有可用的 API;以及管理团队已经做出、而不是推迟的一项决定。

选择第一个工作流程的标准,见 如何挑选第一个用 AI 自动化的流程。如果董事会随后想要一份完整的计划,一份好的中型企业 AI 路线图包含什么 介绍了下一份文件该是什么样子。

什么时候单靠一场工作坊就够了?

当第一个工作流程显而易见、数据可以获取,而且公司内部有人能配置现有工具或负责首个搭建项目时。许多团队离开时带走的下一步并不需要顾问:开启一项他们已经拥有的功能、制定一份使用政策,或者培训一个部门。

当管理者对先后顺序意见不一、没人说得清某个工作流程目前的成本,或者托管规则不明确时,你就需要更多帮助。Gartner 预计,30% 的生成式 AI 项目会在概念验证后被放弃,原因之一就是业务价值不明确(Gartner,2024 年 7 月)。

#Stennir 如何开展高管工作坊?

在 Stennir,高管工作坊是 AI 咨询 的一部分,通常包含在 AI 机会审计之中:我们先访谈实际做这些工作的人,然后把排好序的工作流程带给你的管理团队,对先后顺序进行压力测试,并为每个流程商定一位负责人。

审计交付五个排好序的工作流程,每个都附有成本和回报测算,以及一个推荐的搭建项目及其范围和托管区域。无论你是否与 Stennir 一起搭建,这份报告都归你所有。如果你决定推进,由同一批人把第一个工作流程带入 AI 落地实施。

#COO 接下来该做什么?

把上面的会前准备问题发给你的管理团队,看看收回来的答案。想快速了解自己所处的位置,可以 做免费的就绪度评估。常见的工作流程请看 面向运营团队的 AI,或者 预约一次 30 分钟的通话,一起讨论工作坊的安排。

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