买了 Copilot 许可证却没人用,该怎么办?

要提高 Copilot 的使用率,就别再给所有人培训所有功能。选几个岗位,为每个岗位安排一个真实工作流程,明确其中由 Copilot 完成的具体步骤,在培训前后测量使用情况,并请亲自做过这项工作的培训师。许可证闲置,是因为没人向员工展示这个工具在他们现有工作中的用武之地。

要点速览

• Copilot 使用率低,通常是工作流程的问题,而不是许可证或功能的问题。
• Copilot 只有被提问才会动,所以员工需要在一天中有一个明确的时刻,让提问变得顺理成章。
• 从几个岗位、每个岗位一个工作流程开始,而不是发一封全公司的上线邮件。
• 在培训前后分别测量各岗位的使用情况,让续约决定建立在数字之上。
• 如果高管自己不公开使用,员工就会理解为可以不理会它。

#为什么我们买的 Copilot 许可证没人用?

买方给出的最常见原因很简单:它不会主动融入工作流程,而是等着被提问。正在做月末结账的财务分析师,或者正在催审批的协调员,不会停下来琢磨 Copilot 能做什么。如果没有与真实任务挂钩的习惯,按钮就不会被点击,许可证也就一直闲置。

第二个原因是,员工已经有了自己喜欢的工具。很多员工仍在自行使用 ChatGPT,而且常常用在公司数据上。Microsoft 与 LinkedIn 的 Work Trend Index(2024 年 5 月) 发现,78% 的 AI 用户自带 AI 工具上班,只有 39% 的 AI 用户接受过公司提供的 AI 培训。

第三个原因在高层。当高管自己不用 Copilot 时,团队就会认为它可用可不用。采用情况取决于领导在会议上怎么做,而不是上线邮件里怎么说。

#什么才能真正提高 Copilot 的使用率?

把它当作一系列小的工作流程改变,而不是一次推广。Stennir 按以下顺序进行:

1. 选几个工作重复、以书面形式为主的岗位:财务、人力资源、采购、客服主管。
2. 为每个岗位选一个工作流程,并明确 Copilot 负责的具体步骤,例如起草差异分析评述,或总结与供应商的往来邮件。
3. 在任何培训开始之前,从管理报告中记录每个岗位当前的使用情况。
4. 每个岗位单独成组,用自己的文档进行培训,培训师做过这项工作。
5. 再次测量使用情况,逐个岗位进行比较。

顺序很重要。围绕真实任务的短课程胜过冗长的通用课程;在同一小组中把熟练用户和犹豫的用户搭配在一起,比任何幻灯片都更能让习惯传播开来。

许可证续约之前,我们如何做决定?

续约是买方最担心的时刻,因为没人说得清许可证到底值不值。这就是前后测量之所以重要的原因。如果某个岗位在有了工作流程之后使用率上升,就保留这些许可证。如果某个岗位仍然不用这个工具,就重新分配或取消,而不是抱着希望续约。

这种情况并不少见。Gartner(2024 年 7 月) 预测,30% 的生成式 AI 项目会在概念验证后被放弃,原因之一是业务价值不明确。按岗位出具的采用情况报告,能给你一个明确的答案,而不只是一种印象。

应该由谁来做培训?

由从业者来做,而不是演讲者。员工信任的是做过结账或管理过客服队列、能展示自己实际所用提示的培训师。通用培训师能讲解功能;从业者能告诉你,在周一早上,这个功能究竟能帮你省掉哪一步。

AI 培训 服务正是这样设计的:AI Operator 计划按岗位分组,在真实工作流程上开展培训,最后出具一份采用情况报告。从运营角度看,请参见 面向运营团队的 AI。

#人力资源或 IT 负责人接下来该做什么?

调出使用情况报告,列出使用率最低的岗位,并选出一个工作流程最能带来改变的岗位。如果想先听听外部意见,可以 做免费的就绪度评估 或 预约一次 30 分钟的通话。我们关于 如何选择 AI 培训公司 的指南,列出了应向任何培训机构提出的问题。

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