如何在不省略审核的前提下加快供应商准入?

要在不省略审核的前提下加快供应商准入,可以把文件核查交给 AI:所需文件是否齐全、是否有文件过期、营业执照、税务证书和银行证明上的名称是否一致。它会起草发给供应商的催办邮件和一份供应商主数据草稿。主数据由人审批,银行信息每次都由人打电话核实。

要点速览

• 准入慢,是因为在缺失和不一致的文件上反复往来,而不是因为审批本身难。
• 第一步是为每类供应商写一份书面清单,先于任何工具。
• AI 擅长检查完整性、有效期,以及阿拉伯语和英语文件之间的名称匹配。
• 银行信息、制裁筛查和风险决策仍由人负责,每次银行信息变更都要回电核实。
• 如果新增供应商不多,一个带必填字段的门户表单加一份清单就够了。

为什么供应商准入要花这么长时间?

一位现场经理需要一家新的分包商。供应商发来一个压缩包:营业执照、税务登记证书、银行证明、保险证书和公司简介。结果营业执照已过期,银行证明上的公司名称略有不同,保险证书缺失,执照上的阿拉伯语名称也与申请单里录入的英文名称对不上。

采购部门回邮件、等待、重新核查新文件,接着财务再核一遍银行证明,然后还要有人把所有信息重新录入 SAP、Oracle 或 Odoo 的供应商主数据。每一次往返都是一次停顿。与此同时,现场经理在追问为什么订单发不出去,并且很想直接向已经建档的供应商采购。

供应商也有同感。在其供应商调查中,HICX,2024 年 报告称,98% 的供应商表示与其最大客户之间的沟通需要改进。含糊且反复的文件要求是其中很大一部分原因。

供应商准入清单应包含哪些内容?

• 按供应商类型列出所需文件:货物、服务、分包商、一次性采购。
• 每份文件怎样才算有效:签发机构、有效期、法定名称、印章或签字。
• 各文件之间必须一致的字段:法定名称、注册号、税号、地址。
• 谁负责核查什么:采购、财务、合规、申请人。
• 银行信息规则:拨打你已掌握的号码核实,绝不使用同一封邮件中提供的号码。
• 触发额外审查的情形:高风险类别、制裁筛查命中、关联方。

在第一次提出要求时就把清单发给供应商,并使用他们的语言。大多数延误来自供应商不知道你需要什么。

#AI 能核查什么,哪些留给人?

AI 会阅读资料包中的每份文件,无论阿拉伯语还是英语、扫描件还是电子版,并对照清单检查:是否齐全、是否有效、名称和编号是否一致。它会起草一封清晰的催办邮件,一次列出所有仍缺的材料,而不是分三轮零散地索要,同时准备一份供应商主数据草稿供审核。

决定权在人手里。由一位指定人员审批供应商主数据。财务在首次付款前以及每次变更时打电话核实银行信息。制裁筛查结果和风险例外,仍由目前负责的人审查。AI 从不自行创建或修改正式的供应商记录。

准入资料还包含个人数据:股东身份证件、签字人、联系方式。要按你的数据保护规则处理,例如 阿联酋政府门户网站 上列出的法律,并在搭建之前确定文件存放和读取的位置。

什么情况下供应商门户或一份清单就够了?

如果你只新增少量供应商,一份书面清单加一个共享邮箱就够了。如果你的 ERP 或采购套件带有供应商门户,例如 SAP Ariba 供应商生命周期管理、Coupa 供应商门户或 Odoo 供应商门户,就把字段设为必填并要求在那里上传。这样不用 AI 也能省掉大部分催办。

当业务量稳定、供应商通过电子邮件和 WhatsApp 而不是门户发送文件、文件有阿拉伯语和英语两种,而采购人员整天在做完整性检查而不是与供应商沟通时,AI 才能派上用场。

#Stennir 如何开展这项工作?

Stennir 先梳理准入流程,通常作为 AI 咨询 的一部分:AI 机会评估会对五个工作流程排序,为每一个给出成本和回报测算,并推荐其中一个来搭建。如果准入流程胜出,AI 落地实施 会把文件核查和供应商主数据草稿搭建进你的系统,由指定的审批人把关,每一项核查都有记录。

阿拉伯语和英语完全支持,其他语言可按需提供。上线后,托管的 AI 运营会由一位指定负责人复查团队推翻的核查结果并调整规则。关于准入之后的相关环节,请参阅 用 AI 处理审批工作流程。

采购负责人下一步该做什么?

拿出最近完成准入的十家供应商,统计每一家来回了几次以及原因。如果大多是文件缺失或不一致,就写好清单,并用这些资料包测试 AI 核查。另见 面向运营团队的 AI,然后 做免费的就绪度评估 或 预约一次 30 分钟的通话。

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