如何不再错过供应商合同续约的通知期限?

要不再错过供应商合同的续约通知期限,就依据已签署的合同建立一份续约登记表:每份合同的到期日、自动续约条款、通知期、通知方式和指定负责人。AI 可以把积压的已签合同读入这份登记表,并引用相应条款;由人核对每一个日期,提醒会在通知截止日之前很早就发给负责人。

要点速览

• 续约之所以被错过,是因为真正要紧的是通知日期而不是到期日,而通知日期藏在一个没人会重读的条款里。
• 解决办法是依据已签署文件建立登记表,每份合同都有一位指定负责人。
• AI 适合处理积压:阅读阿拉伯语和英语的旧合同,并为每个日期引用其依据条款。
• 决定续约、重新谈判还是退出,由人负责,发送通知也由人负责。
• 如果只有几十份合同,一个设有两位负责人的共享表格加上日历提醒就够了。

为什么供应商续约会错过通知期限?

合同散落在共享盘、SharePoint、某个人的收件箱和文件柜里。跟踪表是一位品类经理自己做的 Excel 表格,也只有她会更新。表里有到期日,但自动续约条款规定,通知必须在到期前一段时间内以挂号信寄到指定地址。到期日看起来还很宽裕,通知日期却早已过去。

接着负责人调岗,表格无人更新,第一个出问题的信号就是又一个合同期的发票。这并不罕见。Bdaily(2021 年 5 月) 报道的一项 ContractWorks 企业法务调查显示,56% 的受访者所在公司曾错过一次自动续约,46% 在过去一年中就错过过一次。

Legal Futures(2021 年) 报道的同一研究发现,71% 的受访者表示所在企业对签约后的合同管理重视不足。

续约登记表应该包含什么?

• 供应商、合同名称,以及指向签署版本(而不是草稿)的链接。
• 生效日、到期日,以及合同是否自动续约。
• 通知期,以及根据条款推算出的通知必须送达的日期。
• 通知方式:挂号信、发送到指定地址的电子邮件、门户。
• 无理由终止、价格调整或指数挂钩条款,以及最低采购量。
• 合同负责人和备用负责人,写明姓名。
• 每个日期对应的条款编号,方便任何人核对。

登记表好不好,取决于它的提醒。在通知日期之前很早就给负责人发送一份复核材料:合同让你承担了哪些义务、与供应商之间的未决问题、交付表现,以及这项需求是否仍然存在。这样,负责人就能在掌握事实的情况下做决定,而不是在截止期限的压力下仓促决定。

#AI 能做什么,哪些留给人?

AI 负责阅读。面对一批积压的已签合同,往往是扫描件,有些是阿拉伯语,有些是双语,它把日期、续约条款和通知条件提取到登记表中,并引用所依据的条款。如果合同存在歧义,例如通知期是从周年日而不是到期日起算,它会标记该合同,而不是去猜。

每一个提取出的日期在进入登记表之前,都由人对照所引用的条款核对。续约、重新谈判还是退出,由负责人决定,发送通知也由负责人负责。AI 可以用合同的语言起草通知函,由人签字并寄出。每一次提取、更正和决定都有记录。

#什么情况下电子表格或 CLM 工具就够用了?

如果你只有几十份供应商合同,一个包含上述字段的共享表格、两位指定负责人,以及设在通知日期(而不是到期日)的日历提醒就够了。纪律比工具更重要。在每个季度末的会议上复核它,并指定一位参会人负责。

如果你已经在使用合同生命周期管理工具,例如 SAP Ariba、Coupa 的合同模块或 Icertis,缺口通常在于积压:那些从未被正确录入的旧合同。这是一次性的阅读和核对工作,也正是 AI 最能体现价值的地方。

#Stennir 如何开展这项工作?

Stennir 通常在更大范围的评估中遇到这个问题。AI 咨询 开展 AI 机会审计,对五个工作流程进行排序,每个都附有成本和回报分析,并推荐一个搭建项目。当续约跟踪被选中时,AI 落地实施 会在你的账号中把提取功能搭建进你的登记表或 CLM,每个日期都由人审批,提醒发给指定负责人。

全面支持阿拉伯语和英语合同,其他语言可按需提供。上线之后,托管的 AI 运营会在新合同上检查提取质量,Stennir 方面有一位指定负责人。合同审阅实例 展示了同样的条款引用和审计轨迹做法。

采购负责人接下来该做什么?

调出金额最大的十份供应商合同,逐一检查你是否知道其通知日期以及由谁负责。如果无法很快答出来,就开始建立登记表。在 面向运营团队的 AI 了解相关工作流程,然后 做免费的就绪度评估 或 预约一次 30 分钟的通话。

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