Para comparar propostas de fornecedores que chegam em PDF, Excel, digitalizações e no corpo de emails, defina primeiro um modelo de comparação: os mesmos artigos, unidades, condições de entrega e condições de pagamento para todos os fornecedores. A IA pode então ler cada proposta para esse modelo e assinalar lacunas e unidades que não batem certo, enquanto um comprador verifica cada linha antes de alguém escolher um fornecedor.
#Pontos principais
- A maior parte do trabalho numa comparação de propostas é normalizar, não decidir: unidades, embalagens, condições de entrega, validade e exclusões.
- Um modelo de comparação fixo, enviado com o pedido de cotação, elimina mais trabalho do que qualquer ferramenta.
- A IA é boa a ler formatos e línguas diferentes para esse modelo e a apontar o que falta.
- A adjudicação, e cada número que a sustenta, ficam com um comprador nomeado.
- Se os fornecedores já respondem dentro do seu módulo de sourcing, uma folha de cálculo ou esse módulo são suficientes.
#Como é a comparação de propostas numa semana normal?
Um comprador envia um pedido de cotação de materiais de embalagem a cinco fornecedores. As respostas chegam como um PDF em papel timbrado, um ficheiro Excel com a sua própria ordem de colunas, uma página digitalizada com notas manuscritas, um email em árabe e uma fotografia de WhatsApp de uma proposta impressa. Um fornecedor cota por caixa, outro por palete, um terceiro por unidade, e um exclui discretamente a entrega.
O comprador abre cada ficheiro, volta a escrever as linhas numa folha, converte unidades, insiste com o fornecedor que omitiu a data de validade e só então compara. A maior parte do esforço vai para traduzir as propostas para um formato comum, não para as avaliar.
É uma carga frequente. No inquérito de prontidão para IA da Procurement Tactics e da Suplari, consultado em novembro de 2026, 72,1% das equipas de compras descreveram a sua carga de trabalho manual como elevada ou muito elevada, em grande parte a recolher e a reformatar dados.
#Para que formato deve ser normalizada cada proposta?
Antes de qualquer ferramenta, acorde o modelo. Uma comparação útil tem uma linha por artigo e as mesmas colunas para todos os fornecedores:
- O artigo, associado ao seu próprio código de artigo, e não à descrição do fornecedor.
- Unidade de medida e embalagem, convertidas para a unidade em que encomenda.
- Escalões de quantidade e quantidades mínimas de encomenda.
- Condições de entrega (incoterms), local de entrega e prazo de entrega tal como o fornecedor o indica.
- Condições de pagamento e período de validade da proposta.
- Exclusões, pressupostos e desvios em relação à sua especificação.
- Campos em falta, listados por fornecedor para que o comprador os possa pedir.
Inclua este modelo no próprio pedido de cotação. Um fornecedor que preenche o seu formato é o que mais trabalho poupa, e um modelo de IA que lê para um modelo fixo é muito mais fácil de verificar do que um a quem se pede para "comparar estas propostas".
#O que deve fazer a IA, e o que fica com o comprador?
Deixe a leitura à IA: extrair cada linha de PDFs, folhas de cálculo, digitalizações e emails, em árabe ou inglês, para o modelo; converter unidades com uma tabela de conversão aprovada por si; e assinalar o que não encaixa, como um artigo que não conseguiu associar, uma data de validade em falta ou uma exclusão escondida nas notas.
Deixe o juízo ao comprador: que desvios são aceitáveis, se um prazo de entrega é credível, que peso têm o histórico de qualidade e a relação, e a própria adjudicação. Cada linha extraída deve apontar para a página de onde veio, para que o comprador verifique a fonte com um clique em vez de confiar num resumo.
São os passos limitados e verificados que perduram. A Gartner, julho de 2025 colocou a IA generativa para compras na fase de desilusão, com a automação de fluxos de trabalho entre as utilizações que agora começam a surgir.
#Quando bastam uma folha de cálculo ou o módulo de sourcing?
Se envia poucos pedidos de cotação, se os fornecedores respondem no seu modelo e se as propostas estão sobretudo numa língua, um bom modelo em Excel com colunas bloqueadas é suficiente. Se já gere eventos de sourcing no SAP Ariba, no Coupa ou no módulo de cotações do seu ERP, leve os fornecedores a responder aí. Respostas estruturadas valem mais do que qualquer extração.
A IA justifica-se quando o volume é constante, os formatos são variados, os fornecedores não usam o seu portal e as propostas chegam em várias línguas.
#Como conduz a Stennir este trabalho?
A Stennir começa pela consultoria em IA quando a comparação de propostas é um de vários fluxos de trabalho candidatos: o AI Opportunity Audit ordena cinco fluxos de trabalho, cada um com o seu custo e caso de retorno, e recomenda uma construção. Se a comparação de propostas ganhar, a implementação de IA constrói-a nas suas próprias contas: extração para o seu modelo, tabelas de unidades, alertas de lacunas e um comprador a aprovar cada linha.
O árabe e o inglês são totalmente suportados, outras línguas mediante pedido. Após o arranque, as operações de IA geridas acompanham a precisão da extração em propostas reais e corrigem os desvios, com um responsável nomeado. A formação em IA trabalha depois com os seus compradores no fluxo de trabalho real, para que a comparação verificada se torne hábito.
We are
A Stennir constrói o passo de leitura e normalização em torno do seu próprio modelo e das suas regras de aprovação, com um comprador a validar cada comparação.
We aren't
A Stennir não é uma suite de sourcing, nem uma ferramenta que escolhe fornecedores ou envia adjudicações por iniciativa própria.
#O que deve fazer a seguir um responsável de compras?
Pegue nos seus últimos três pedidos de cotação e anote onde foi gasto o tempo. Se a maior parte foi a reescrever e a converter unidades, corrija primeiro o modelo e depois teste a extração nessas propostas reais. Veja IA para operações e o exemplo prático sobre o atraso em ordens de compra, e depois faça a avaliação de prontidão gratuita ou agende uma conversa de 30 minutos.
#Perguntas frequentes
De que precisam da nossa equipa de compras?
Um conjunto de pedidos de cotação recentes com as respostas dos fornecedores, o seu modelo de comparação ou aquele que gostaria de ter, os seus códigos de artigo e conversões de unidades, e um comprador nomeado que aprove o resultado. As pessoas que hoje comparam propostas percorrem casos reais, para que a construção corresponda à forma como o trabalho é realmente feito.
Consegue ler propostas em árabe ou noutras línguas?
O árabe e o inglês são totalmente suportados, incluindo digitalizações e ficheiros que misturam ambos. Outras línguas, como o chinês ou o turco, são suportadas mediante pedido e testadas primeiro nos ficheiros dos seus fornecedores. O comprador vê o original ao lado de cada linha extraída, pelo que uma leitura errada é detetada antes de chegar à comparação.
Vai escolher o fornecedor por nós?
Não. Lê, normaliza e assinala. O comprador decide que desvios são aceitáveis e quem ganha, e a adjudicação sai em nome de uma pessoa. Cada extração, edição e aprovação fica registada, para que um auditor veja quem verificou que proposta e o que mudou pelo caminho.
Onde ficam as propostas dos nossos fornecedores?
Onde as suas regras o exigirem. O alojamento é acordado por escrito antes da construção: na sua nuvem, no seu país ou nos seus sistemas atuais. O fluxo de trabalho corre nas suas contas, pelo que as propostas, os registos e o botão de desligar ficam consigo, e é a empresa que decide o que um fornecedor de modelos pode reter.
