供应商报价可能是 PDF、Excel 文件、扫描件,也可能直接写在邮件正文里。要比较它们,先统一一个比价模板:每家供应商都使用相同的品项、单位、交货条款和付款条款。然后 AI 可以把每份报价读入这个模板,标出缺漏和单位不一致之处,而在选定供应商之前,由采购员逐行核对。
要点速览
- 比价的大部分工作是统一口径,而不是做决定:单位、包装规格、交货条款、有效期和除外项。
- 随询价单(RFQ)一起发出的固定比价模板,比任何工具都更能减少工作量。
- AI 擅长把各种格式和语言的报价读入这个模板,并指出缺了什么。
- 定标以及支撑定标的每一个数字,都由一位指定的采购员负责。
- 如果供应商已经在你的寻源模块里直接回复,电子表格或该模块就够了。
平常一周里的比价工作是什么样子?
采购员向五家供应商发出包装材料的询价单。回复有带抬头的 PDF、列顺序自成一套的 Excel 文件、带手写批注的扫描页、一封阿拉伯语邮件正文,还有一张用 WhatsApp 发来的纸质报价单照片。一家按箱报价,一家按托盘报价,第三家按件报价,还有一家悄悄把运费排除在外。
采购员逐个打开文件,把各行重新录入表格,换算单位,追问漏写有效期的供应商,然后才开始比较。大部分精力花在把报价转换成统一格式上,而不是评判报价本身。
这种负担很普遍。在 Procurement Tactics 与 Suplari 的 AI 就绪度调查(2026 年 11 月查阅) 中,72.1% 的采购团队称其手工工作量高或非常高,其中很多是在收集和整理数据。
每份报价应该统一成什么格式?
在使用任何工具之前,先商定模板。一份可用的比价表,每个品项占一行,每家供应商的列完全相同:
- 品项,对应你自己的物料编码,而不是供应商的描述。
- 计量单位和包装规格,换算成你下单时使用的单位。
- 数量折扣档位和最低起订量。
- 交货条款(国际贸易术语)、交货地点,以及供应商自己声明的交货周期。
- 付款条款,以及报价的有效期。
- 除外项、前提假设以及与你的规格要求不符之处。
- 缺失的字段,按供应商逐一列出,方便采购员追问。
把这个模板直接放进询价单。按你的格式填写的供应商能省下最多的工作;读入固定模板的模型,也远比被要求「比较这些报价」的模型更容易核查。
#AI 应该做什么,哪些工作留给采购员?
让 AI 负责阅读:从 PDF、电子表格、扫描件和邮件正文中提取每一行,无论是阿拉伯语还是英语,都读入模板;按照你批准的换算表换算单位;并标出不符合模板的内容,例如无法匹配的品项、缺失的有效期,或藏在备注里的除外项。
判断留给采购员:哪些偏差可以接受、交货周期是否可信、质量记录和合作关系占多大权重,以及定标本身。每一行提取结果都应链接到它的出处页面,让采购员一键查看原文,而不是依赖一份摘要。
范围窄、有核查的步骤才能持久。Gartner(2025 年 7 月) 将采购领域的生成式 AI 置于「幻灭低谷期」,而工作流程自动化是正在兴起的用途之一。
什么情况下电子表格或寻源模块就够用了?
如果你只发少量询价单,供应商按你的模板回复,报价也大多是同一种语言,那么一个锁定列的规范 Excel 模板就够了。如果你已经在 SAP Ariba、Coupa 或 ERP 的询价模块中进行寻源活动,就推动供应商在其中直接作答。结构化的回复胜过任何提取。
当询价量稳定、格式混杂、供应商不肯使用你的门户、报价又涉及多种语言时,AI 才值得引入。
#Stennir 如何开展这项工作?
当比价只是几个候选工作流程之一时,Stennir 从 AI 咨询 开始:AI 机会审计对五个工作流程进行排序,每个都附有成本和回报分析,并推荐一个搭建项目。如果比价胜出,AI 落地实施 就在你自己的账号中搭建它:提取到你的模板、单位换算表、缺口标记,以及由采购员审批每一行。
全面支持阿拉伯语和英语,其他语言可按需提供。上线之后,托管的 AI 运营会在真实报价上跟踪提取准确率,并修正出现偏移的地方,由一位指定负责人负责。随后,AI 培训 与你的采购员一起在真实工作流程上练习,让经过核对的比价成为习惯。
We are
Stennir 围绕你自己的模板和审批规则搭建阅读和统一口径的环节,每一份比价都由采购员签字确认。
We aren't
Stennir 不是寻源套件,也不是自行挑选供应商或发出定标通知的工具。
采购经理接下来该做什么?
拿出最近的三份询价单,记下时间都花在了哪里。如果大部分时间用于重新录入和单位换算,先把模板定下来,再用这些真实报价测试提取效果。参见 面向运营团队的 AI 和 清理采购订单积压的实例,然后 做免费的就绪度评估 或 预约一次 30 分钟的通话。
常见问题
需要我们的采购团队提供什么?
一批近期的询价单及供应商回复、你的比价模板(或者你希望拥有的那一版)、物料编码和单位换算关系,以及一位负责审批产出的指定采购员。目前负责比价的人会用真实案例走一遍流程,让搭建结果与工作的实际做法一致。
它能读懂阿拉伯语或其他语言的报价吗?
全面支持阿拉伯语和英语,包括扫描件以及两种语言混合的文件。其他语言,例如中文或土耳其语,可按需支持,并先用你自己的供应商文件测试。采购员会在每一行提取结果旁看到原文,读错的内容在进入比价表之前就能被发现。
它会替我们选择供应商吗?
不会。它负责阅读、统一口径和标记问题。哪些偏差可以接受、由谁中标,由采购员决定,定标通知以个人的名义发出。每一次提取、修改和审批都有记录,审计人员可以看到谁核对了哪份报价,以及过程中改动了什么。
我们的供应商报价存放在哪里?
按你的规则要求而定。托管位置在搭建前以书面形式约定:你的云环境、你所在的国家,或你现有的系统。工作流程在你的账号中运行,因此报价、日志和关闭开关都由你掌握,模型供应商可以保留什么也由你决定。
